О программе SoftInTour

Внесение туристов в базу производится менеджером.

База является общей для всех менеджеров и ее данные могут использоваться любым менеджером при работе с туристом. Нет необходимости беспокоиться, что данные туристов "уйдут" вместе с уходом менеджера, поскольку они хранятся на общем компьютере агентства или сервере.

Кроме данных туриста в базе хранится информация о его "туристической истории", а также примечания менеджера.

Имеется возможность быстрого поиска туриста в базе по фамилии. Достаточно ввести первые буквы и нажать кнопку поиска. Имеется возможность увидеть, с кем турист путешествовал ранее и использовать эти данные.

Нет необходимости "перерывать" стопки бумаг и кучу папок в поисках состоявшегося тура. Вы всегда можете быстро найти его в базе и раскрыть заявку или договор на туристическое обслуживание. При необходимости внесения изменений в заключенный Договор на туробслуживание, такие изменения можно делать посреством составления Дополнительного соглашения, в котором эти изменения и оговариваются.

В базе хранятся основные данные туроператоров, необходимые для составления догворов с туристами. Данные из базы туроператоров автоматически вставляются в Договор при его формировании и выполнении калькуляций по стоимости тура.

Работа по подготовке Договора на туристическое обслуживание из ненавистной рутины, занимающей уйму времени и нервов, превращается в быстрый и удобный элемент обязанностей менеджера. При подготовке Договора Вы работаете с привычными терминами (отель, номер, трансфер и т.д.) и не беспокоитесь о оформлении Договора. Данные туриста (фамилия, имя, данные паспортов, дата рождения, телефон и т.п.) могут вставляться как непосредственно заполнением соответствующих полей, так и из базы туристов. Автоматически в Договор вставляются данные Турагента, Туроператора и Менеджера.
Программа также автоматически контроллирует важные данные (возраст туристов, даты действия паспортов, даты тура и др.), автоматически рассчитывает продолжительность тура, производит калькуляцию стоимости тура с учетом курса валют, скидок (надбавок), комиссии агентства. Время, затрачиваемое на подготовку Договра, сокращается в 3...5 раз, что позволяет готовить Договор непосредственно в присутствии Туриста. Данные договора также могут быть подготовлены заранее, окончательно скорректированы с Туристом при его визите и согласованный вариант Догвора распечатан для подписания Сторонами.

При необходимости изменить отель, категорию номера или другие данные в подписанном Договоре нет необходимости переделывать весь документ. Достаточно сделать дополнение к Договору, в котором указать внесенные изменения и подписать его Сторонами. Данные, необходимые для подготовки Дополнения автоматически будут вставлены из Договора.

Также может быть изменен и переподписан и весь догвор в целом. В программе имеется возможность загрузить данные подготовленного договора, изменить их и повторно распечатать измененный Договор на туристическое обслуживание. Учитывая простоту внесения изменений и незначительное время для их внесения, это может быть произведено в присутствии туристов.

При постплени оплаты от туриста или оплате туроператору менеджер (кассир, руководитель) вносит эту информацию в базу, что позволяет контролировать состояние оплат и задолженностей. При этом оплаты могут вноситься в разных валютах. Их пересчет к валюте тура осуществляется автоматически с учетом текущего курса валют турагента.

Руководитель или менеджер всегда может увидеть актуальную информацию о состоянии задолженноси по оплате туров туристами и зажолженности турагентства перед туроператорами. При этом учитываются установленные сроки оплаты и информирование производится только по тем турам, сроки оплаты которых критичны.
Также может быть установлен дополнительный модуль, который автоматически будет информировать менеджера или руководителя о задолженноси, независимо от того, запущена программа SoftInTour или нет.

Руководитель или менеджер всегда может увидеть актуальную информацию о турах, которые завершились в течение последних 5-ти дней. Имея такую информацию, менеджер может позвонить туристам и узнать их отзывы о туре. Такая обратная связь крайне важна для поддержания долговременных отношений с туристами и совершенствования работы агентства.
Также может быть установлен дополнительный модуль, который автоматически будет информировать менеджера или руководителя о завершении туров, независимо от того, запущена программа SoftInTour или нет.

Руководитель или менеджер всегда может увидеть актуальную информацию о состоянии реализации туров за период, по стране, по туроператору, по менеджеру, по виду рекламы. При этом выводятся данные - количество туров, количество туристов, общий зароботок агентства, сумма скидок и надбавок, общая задолженность по оплате туристов и задолженность по оплате перед Туроператорами. Сформирвоанные статистические данные могут быть экспортированы в таблицу Excel для их дальнейшей обработки. На основе этой информации руководитель может оценить эффективность работы как отдельных менееджеров так и агентства в целом по отдельным странам, с отдельными туроператорами, эффективность рекламы.

Пользователь с правами администратора имееет возможность выполнить резервое копирвоание базы туристов, сохранить имеющуюся базу на своем компьютере в специальном формате XML или произвести ее экспорт в таблицу редактора Excel. Сохраненная ранее база может быть в последующем загружена в программу в качестве основной базы. Также база туристов может быть импортирована из таблицы Excel с соответствующей структурой. Имеется возможность также дополнить имеющуюся базу из внешнего файла формата XML или таблицы Excel с соответствующей структурой.

- автоматический поиск туриста в базе при подготовке Договора на туристическое обслуживание. Если такой турист присутствует в базе, - предлагается вставить его данные в договор;
- автоматическая смена раскладки клавиатуры с ураинской на английскую при заполнении соответствующих полей;
- контроль срока действия загранпаспортов туристов;
- контроль возраста туристов;
- автоматический рассчет продолжительности тура;
- автоматическая транслитерация фамилии и имени туриста на латиницу в соответствии с Законодательством Украины;
- контроль дублирования туристов в базе при ее дополнении или импорте из таблицы Excel и другие.