Программа SoftInTour предназначена для автоматизации
деятельности туристических агентств. Программа может использоваться как
индивидуально менеджером с индивидуальными базами, так и агентством в целом с
общими базами.
● Ведение базы туристов
Внесение туристов в базу производится менеджером.
База является общей для всех менеджеров и ее данные могут использоваться любым менеджером при работе с туристом.
Нет необходимости беспокоиться, что данные туристов "уйдут" вместе с уходом менеджера, поскольку они хранятся на общем
компьютере агентства или сервере.
Кроме данных туриста в базе хранится информация о его "туристической истории", а также примечания менеджера.
Имеется возможность быстрого поиска туриста в базе по фамилии. Достаточно ввести первые буквы и нажать кнопку поиска.
Имеется возможность увидеть, с кем турист путешествовал ранее и использовать эти данные.
● Ведение базы туров
Нет необходимости "перерывать" стопки бумаг и кучу папок в поисках состоявшегося тура. Вы всегда можете быстро найти его в базе
и раскрыть заявку или договор на туристическое обслуживание.
При необходимости внесения изменений в заключенный Договор на туробслуживание, такие изменения можно делать посреством составления
Дополнительного соглашения, в котором эти изменения и оговариваются.
● Ведение базы туроператоров
В базе хранятся основные данные туроператоров, необходимые для составления догворов с туристами.
Данные из базы туроператоров автоматически вставляются в Договор при его формировании и выполнении
калькуляций по стоимости тура.
● Подготовка Договоров c туристами
Работа по подготовке Договора на туристическое обслуживание из ненавистной рутины, занимающей уйму времени и нервов, превращается
в быстрый и удобный элемент обязанностей менеджера. При подготовке Договора Вы работаете с привычными терминами (отель, номер,
трансфер и т.д.) и не беспокоитесь о оформлении Договора. Данные туриста (фамилия, имя, данные паспортов, дата рождения, телефон
и т.п.) могут вставляться как непосредственно заполнением соответствующих полей, так и из базы туристов. Автоматически
в Договор вставляются данные Турагента, Туроператора и Менеджера.
Программа также автоматически контроллирует важные данные
(возраст туристов, даты действия паспортов, даты тура и др.), автоматически рассчитывает продолжительность тура, производит
калькуляцию стоимости тура с учетом курса валют, скидок (надбавок), комиссии агентства. Время, затрачиваемое на подготовку Договра,
сокращается в 3...5 раз, что позволяет готовить Договор непосредственно в присутствии Туриста. Данные договора также могут быть
подготовлены заранее, окончательно скорректированы с Туристом при его визите и согласованный вариант Догвора распечатан для
подписания Сторонами.
● Удобное внесение изменений в подготовленный Догвор.
При необходимости изменить отель, категорию номера или другие данные в подписанном Договоре нет необходимости переделывать
весь документ. Достаточно сделать дополнение к Договору, в котором указать внесенные изменения и подписать его Сторонами.
Данные, необходимые для подготовки Дополнения автоматически будут вставлены из Договора.
Также может быть изменен и переподписан и весь догвор в целом. В программе имеется возможность загрузить данные подготовленного
договора, изменить их и повторно распечатать измененный Договор на туристическое обслуживание. Учитывая простоту внесения
изменений и незначительное время для их внесения, это может быть произведено в присутствии туристов.
● Учет поступления оплат от туристов и оплат туроперторам
При постплени оплаты от туриста или
оплате туроператору менеджер (кассир, руководитель) вносит эту информацию в базу, что позволяет контролировать состояние оплат и
задолженностей. При этом оплаты могут вноситься в разных валютах. Их пересчет к валюте тура осуществляется автоматически с учетом
текущего курса валют турагента.
● Информирование о задолженностях по оплате
Руководитель или менеджер всегда может увидеть актуальную информацию о состоянии задолженноси по оплате туров туристами и
зажолженности турагентства перед туроператорами. При этом учитываются установленные сроки оплаты и информирование производится
только по тем турам, сроки оплаты которых критичны.
Также может быть установлен дополнительный модуль, который автоматически будет информировать менеджера или руководителя о
задолженноси, независимо от того, запущена программа SoftInTour или нет.
● Информирование о возврате туристов
Руководитель или менеджер всегда может увидеть актуальную информацию о турах, которые завершились в течение последних 5-ти дней.
Имея такую информацию, менеджер может позвонить туристам и узнать их отзывы о туре. Такая обратная связь крайне важна для
поддержания долговременных отношений с туристами и совершенствования работы агентства.
Также может быть установлен дополнительный модуль, который автоматически будет информировать менеджера или руководителя о
завершении туров, независимо от того, запущена программа SoftInTour или нет.
● Статистические данные о работе турагентства и менеджеров
Руководитель или менеджер всегда может увидеть актуальную информацию о состоянии реализации туров за период, по стране, по
туроператору, по менеджеру, по виду рекламы. При этом выводятся данные - количество туров, количество туристов, общий зароботок
агентства, сумма скидок и надбавок, общая задолженность по оплате туристов и задолженность по оплате перед Туроператорами.
Сформирвоанные статистические данные могут быть экспортированы в таблицу Excel для их дальнейшей обработки. На основе этой
информации руководитель может оценить эффективность работы как отдельных менееджеров так и агентства в целом по отдельным странам,
с отдельными туроператорами, эффективность рекламы.
● Резервное копирование базы туристов, сохранение в файл или экспорт в таблицу Excel
Пользователь с правами администратора имееет возможность выполнить резервое копирвоание базы туристов, сохранить имеющуюся базу
на своем компьютере в специальном формате XML или произвести ее экспорт в таблицу редактора Excel. Сохраненная ранее база может
быть в последующем загружена в программу в качестве основной базы. Также база туристов может быть импортирована из таблицы Excel
с соответствующей структурой.
Имеется возможность также дополнить имеющуюся базу из внешнего файла формата XML или таблицы Excel с соответствующей структурой.
● Множество приятных мелочей, которые упростят работу менеджера
- автоматический поиск туриста в базе при подготовке Договора на туристическое обслуживание. Если такой турист присутствует
в базе, - предлагается вставить его данные в договор;
- автоматическая смена раскладки клавиатуры с ураинской на английскую при заполнении соответствующих полей;
- контроль срока действия загранпаспортов туристов;
- контроль возраста туристов;
- автоматический рассчет продолжительности тура;
- автоматическая транслитерация фамилии и имени туриста на латиницу в соответствии с Законодательством Украины;
- контроль дублирования туристов в базе при ее дополнении или импорте из таблицы Excel и другие.
Программа SoftInTour постоянно развивается и совершенствуется.
Добавляются новые функции и возможности.
Мы открыты для общения с агентствами, всегда готовы рассмотреть
Ваши потребности и по возможности реализовать их в программе.